Definities:
- Het deelnemersreglement, hierna te noemen het reglement
- Het bestuur van Stichting de Brievenbeurs, hierna te noemen de organisator
- WINTERSTAMPS, hierna te noemen de beurs
- De beurs vindt plaats in het Van der Valk Hotel te Veenendaal-De Klomp, hierna te noemen hotel (gehele gebouw)
- Deelnemers zijn handelaren, verenigingen en andere organisaties, die op uitnodiging van de organisator, deelnemen aan de beurs of een andere bijeenkomst / evenement in het hotel, georganiseerd door de organisator
- Bezoekers, zij die de WINTERSTAMPS lokaliteiten betreden en geen deelnemer zijn
- Een stand, een door de organisator aan de deelnemer toegewezen plek in het hotel
- Opbouw/afbouw: momenten waarop de WINTERSTAMPS lokaliteiten in het hotel niet voor het publiek toegankelijk is
Handeldrijven is alleen in de lokaliteiten van de beurs toegestaan, doch uitsluitend met en door deelnemende handelaren. Handel is uitdrukkelijk niet toegestaan, ook niet door, of met deelnemende handelaren, in alle ruimten van het hotel buiten de lokaliteiten van de beurs, de parkeergarage en het buitenterrein hieronder begrepen.
De volgende zaken mogen op de beurs worden aangeboden:
- Postzegels
- Stempels
- Poststukken
- Postwaardestukken
- Filatelistische literatuur
- Prentbriefkaarten
Verenigingen en stichtingen mogen slechts eigen publicaties verkopen.
De toewijzing en plaats voor handels-, promotie-, infostands en dergelijke worden door het bestuur bepaald.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van de organisator mag uitsluitend voor het eigen bedrijf van de deelnemer of de deelnemende vereniging/stichting reclame gemaakt worden, zowel in het hotel als op het terrein van het hotel.
Roken is niet toegestaan in het hotel.
Huisdieren worden niet toegelaten in de lokaliteiten van de beurs.
Het is niet toegestaan om materialen aan de wanden van het hotel de bevestigen.
Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het schoon opleveren van de gehuurde plek en het onbeschadigd achterlaten van het meubilair.
Noch de exploitant van het hotel, noch de organisator aanvaarden enige aansprakelijkheid voor schade aan en/of door personen en/of goederen toegebracht, zowel binnen als buiten de lokaliteiten van de beurs. Hieronder uitdrukkelijk begrepen schade en/of vermissing, die optreedt met betrekking tot goederen en/of personen, in de ruimste zin des woords, zowel binnen als buiten de openingsuren.
De organisator behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen potentiële deelnemers te weigeren.
In situaties waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisator.
Door betaling van standhuur en/of betreding van de beurs, verklaart men zich akkoord met dit reglement.
Per deelnemer is het toegestaan dat één persoon (zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke anders luidende opgave de geadresseerde van de factuur) toegang heeft tot de beurs buiten de openingstijden. Een tweede persoon heeft slechts toegang indien de naam van die persoon vooraf bij de organisator bekend is! (Op verzoek dient men zich te legitimeren)). U kunt dit doorgeven per e-mail, uiterlijk een week voor aanvang. Indien geen naam bekend is wordt geen toegang verleend voor openingstijd. Met name voor verenigingen is het dus van belang dat ook de naam van de eerste of tweede persoon bekend gemaakt wordt!
Te allen tijde is de organisator bevoegd om personen, waarvan vermoed wordt dat die slechts binnenkomen om eerder aanwezig te zijn, de toegang te ontzeggen buiten de openingsuren.
De standhouders betalen een vastgesteld bedrag per dag voor volledige catering (alla warme en koude (niet-alcoholische) dranken), versnaperingen en een uitgebreide lunch. Het is niet toegestaan in het hotel eigen etenswaren of dranken te nuttigen.
Bezoekers aan de beurs betalen entree (per dag). Hierin begrepen gratis parkeren (overdekt, inpandig), koffie/thee en frisdranken. Deelnemers die bezoekers vrij van entree willen houden kunnen dit tot een week voor de beurs aangeven. Een badge voor de bezoeker op naam zal dan klaarliggen. Een maand voor aanvang beurs dient het verschuldigde bedrag ontvangen te zijn door de organisator. Er wordt niet gerestitueerd.
De verstrekte badge en polsband dient te allen tijde zichtbaar gedragen te worden en de badge moet aan het eind van de tweede dag ingeleverd worden. De polsband is slechts één dag geldig, persoonlijk (dus niet voor het bedrijf) en niet overdraagbaar. Misbruik wordt beschouwd als diefstal en zal als zodanig behandeld worden.
De gehele tekst van het deelnemersreglement is ook als PDF bestand beschikbaar.