English follows
Definities:
- Het deelnemersreglement, hierna te noemen het reglement
- Het bestuur van Stichting de Brievenbeurs, hierna te noemen de organisator
- WINTERSTAMPS, hierna te noemen de beurs
- De beurs vindt plaats in het Van der Valk Hotel te Veenendaal-De Klomp, hierna te noemen hotel (gehele gebouw)
- Deelnemers zijn handelaren, verenigingen en andere organisaties, die op uitnodiging van de organisator, deelnemen aan de beurs of een andere bijeenkomst / evenement in het hotel, georganiseerd door de organisator
- Bezoekers, zij die de WINTERSTAMPS lokaliteiten betreden en geen deelnemer zijn
- Een stand, een door de organisator aan de deelnemer toegewezen plek in het hotel
- Opbouw/afbouw: momenten waarop de WINTERSTAMPS lokaliteiten in het hotel niet voor het publiek toegankelijk is
Handeldrijven is alleen in de lokaliteiten van de beurs toegestaan, doch uitsluitend met en door deelnemende handelaren. Handel is uitdrukkelijk niet toegestaan, ook niet door, of met deelnemende handelaren, in alle ruimten van het hotel buiten de lokaliteiten van de beurs, de parkeergarage en het buitenterrein hieronder begrepen.
De volgende zaken mogen op de beurs worden aangeboden:
- Postzegels
- Stempels
- Poststukken
- Postwaardestukken
- Filatelistische literatuur
- Prentbriefkaarten
Verenigingen mogen slechts eigen publicaties verkopen.
De toewijzing en plaats voor handels-, promotie-, infostands en dergelijke worden door de organisator bepaald.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van de organisator mag uitsluitend voor het eigen bedrijf van de deelnemer of de deelnemende vereniging reclame gemaakt worden, zowel in het hotel als op het terrein van het hotel.
Roken is niet toegestaan in het hotel.
Huisdieren worden niet toegelaten in de lokaliteiten van de beurs.
Het is niet toegestaan om materialen aan de wanden van het hotel te bevestigen.
Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het schoon opleveren van de gehuurde plek en het onbeschadigd achterlaten van het meubilair.
Noch de exploitant van het hotel, noch de organisator aanvaarden enige aansprakelijkheid voor schade aan en/of door personen en/of goederen toegebracht, zowel binnen als buiten de lokaliteiten van de beurs. Hieronder uitdrukkelijk begrepen schade en/of vermissing, die optreedt met betrekking tot goederen en/of personen, in de ruimste zin des woords, zowel binnen als buiten de openingsuren.
De organisator behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen potentiële deelnemers te weigeren.
In situaties waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisator.
Door betaling van standhuur en/of betreding van de beurs, verklaart men zich akkoord met dit reglement.
Per deelnemer is het toegestaan dat één persoon (zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke anders luidende opgave de geadresseerde van de factuur) toegang heeft tot de beurs buiten de openingstijden. Een tweede persoon heeft slechts toegang indien de naam van die persoon vooraf bij de organisator bekend is en een dagarrangement is afgenomen! (Op verzoek dient men zich te legitimeren). U kunt dit doorgeven per e-mail, uiterlijk een week voor aanvang. Indien geen naam bekend is, wordt geen toegang verleend voor openingstijd. Met name voor verenigingen is het dus van belang dat ook de naam van de eerste of tweede persoon bekend gemaakt wordt!
Te allen tijde is de organisator bevoegd om personen, waarvan vermoed wordt dat die slechts binnenkomen om eerder aanwezig te zijn, de toegang te ontzeggen buiten de openingsuren.
De standhouders betalen een vastgesteld bedrag per dag voor volledige catering (alla warme en koude (niet-alcoholische) dranken), versnaperingen en een uitgebreid lunchbuffet dat in het restaurant klaar staat tussen 12.30 en 14.00 uur.
Dranken. Alle gratis dranken, die bij het arrangement zijn inbegrepen, mogen uitsluitend op de zalenetage genuttigd worden.
Lunchbuffet: De lunch kan desgewenst afgehaald worden en genuttigd worden op de zalenetage. Buiten het restaurant en de zalenetage mag niets van het lunchbuffet genuttgd worden.
Bezoekers kunnen ook deelnemen aan het lunchbuffet. De prijs bedraagt € 24,50. Te betalen aan de kassa op de zalenetage.
Het is niet toegestaan in het hotel eigen etenswaren of dranken te nuttigen.
Bezoekers aan de beurs betalen entree (per dag). Hierin begrepen gratis parkeren (overdekt, inpandig), koffie/thee en frisdranken. Deelnemers die bezoekers vrij van entree willen houden kunnen dit tot een week voor de beurs aangeven. Een badge voor de bezoeker op naam zal dan klaarliggen. Een maand voor aanvang beurs dient het verschuldigde bedrag ontvangen te zijn door de organisator. Er wordt niet gerestitueerd.
De verstrekte badge en polsband dient te allen tijde zichtbaar gedragen te worden en de badge moet aan het eind van de tweede dag ingeleverd worden. De polsband is slechts één dag geldig, persoonlijk (dus niet voor het bedrijf) en niet overdraagbaar. Misbruik wordt beschouwd als diefstal en zal als zodanig behandeld worden.
__________________
Definitions:
• The participants’ regulations, hereinafter referred to as the regulations
• The board of Stichting de Brievenbeurs, hereinafter referred to as the organiser
• WINTERSTAMPS, hereinafter referred to as the fair
• The fair takes place at the Van der Valk Hotel in Veenendaal-De Klomp, hereinafter referred to as the hotel (entire building)
• Participants are traders, associations, and other organisations who take part in the fair or another meeting/event at the hotel, organised by the organiser, by invitation only
• Visitors are those who enter the WINTERSTAMPS premises and are not participants
• A stand is a space in the hotel allocated to the participant by the organiser
• Set-up/dismantling: times when the WINTERSTAMPS premises in the hotel are not accessible to the public
Trading is only permitted within the fair premises and exclusively by and with participating traders. Trading is strictly prohibited in all areas of the hotel outside the fair premises, including the car park and outdoor areas, even with or by participating traders.
The following items may be offered at the fair:
-
Postage stamps
-
Postmarks
-
Covers
-
Postal stationery
-
Philatelic literature
-
Picture postcards
-
Associations may only sell their own publications.
The allocation and location of trade, promotional, and information stands are determined by the organiser.
Without the organiser’s explicit permission, advertising is only allowed for the participant’s own company or the participating association, both inside the hotel and on the hotel premises.
Smoking is not permitted in the hotel.
Pets are not allowed in the fair premises.
It is not permitted to attach materials to the walls of the hotel.
Participants are responsible for leaving their rented space clean and for returning furniture undamaged.
Neither the hotel operator nor the organiser accepts any liability for damage to and/or caused by persons and/or goods, both inside and outside the fair premises. This explicitly includes damage and/or loss of goods and/or persons, in the broadest sense of the word, both during and outside opening hours.
The organiser reserves the right to refuse potential participants without providing a reason.
In situations not covered by these regulations, the organiser will decide.
By paying for the stand rental and/or entering the fair, one agrees to these regulations.
Each participant is allowed one person (unless otherwise stated in writing by the invoice recipient) to access the fair outside opening hours. A second person is only permitted if their name has been registered with the organiser in advance and a day package has been purchased. (Identification must be provided upon request) This must be communicated via email no later than one week before the event. If no name is registered, no access will be granted before opening time. For associations, it is particularly important to ensure that the name of the first or second person is also provided.
At all times, the organiser has the right to deny access to individuals suspected of entering early solely to be present before the official opening hours.
Stand holders pay a fixed daily fee for full catering, which includes all hot and cold (non-alcoholic) drinks, snacks, and an extensive lunch buffet available in the restaurant between 12:30 and 14:00.
Drinks: All complimentary drinks included in the package may only be consumed on the conference floor.
Lunch buffet: The lunch may be collected and consumed on the conference floor if desired. No food from the lunch buffet may be consumed outside the restaurant or conference floor.
Visitors may also participate in the lunch buffet. The price is €24.50, payable at the counter on the conference floor.
It is not permitted to consume personal food or drinks inside the hotel.
Visitors to the fair must pay an entrance fee (per day). This includes free parking (covered and indoors), coffee/tea, and soft drinks. Participants who wish to exempt visitors from the entrance fee must notify the organiser at least one week before the fair. A personalised visitor badge will then be prepared. The organiser must receive the due amount at least one month before the event. Refunds will not be issued.
The provided badge and wristband must be visibly worn at all times, and the badge must be returned at the end of the second day. The wristband is valid for one day only, is personal (not for the company), and is non-transferable. Misuse will be considered theft and treated accordingly.